Вы здесь

Остаток подотчетных сумм

Срок возврата остатка подотчётной суммы

 

Сотрудник, получивший под отчет денежные средства организации (наличными из кассы, либо перечислением на банковскую карту) обязан в установленный срок отчитаться об их использовании (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденных Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

В обоих этих нормативно-правовых документах указано, что срок подачи авансового отчета — три дня после возвращения из командировки, либо истечения срока, на который были выданы деньги.

Иначе… А вот что иначе, законодательством однозначно нет установлено.

Чиновники часто призывают к тому, что невозвращенную в срок подотчетную сумму организация обязана посчитать доходом недисциплинированного сотрудника со всеми вытекающими последствиями (удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов).

Так, Минтруд России (письмо от 12.12.2014 № 17-3/В-609), посчитал, что в случае нарушения срока предоставления авансового отчета или невозврата остатка подотчетных средств работодатель должен по окончанию месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник был обязан отчитаться по полученному авансу, удержать эти деньги из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник, вернулся из командировки, например, в середине ноября, то удержание нужно будет произвести при расчете его зарплаты за декабрь.

Если такового удержания произведено не будет, то данную подотчетную сумму, по мнению чиновников, следует считать доходом сотрудника за декабрь текущего года.

Но вот УФНС России по Московской области (письмо от 14.09.2018 № 16-10/099623@) предлагает не путать «право» и «обязанность».

Да, налицо нарушение исполнительской дисциплины, и организация имеет право удержать эту сумму из заработной платы нерадивого работника. Но это не значит, что она обязана это сделать в безусловном порядке

В письме указано, что доход остаток подотчета должен быть признан либо при невозможности взыскания этой суммы в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника.

Таким образом, доход должен быть признан на дату истечения срока исковой давности, или на дату принятия решения о прощении долга.

Данные выводы подтверждаются ссылками на мнение Минфина России (письмо от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610) и арбитражную практику (Определение ВС РФ от 21.04.2016 № 306-КГ16-3205 по делу № А65-2127/2015).

Но для того, чтобы избежать конфликтов с налоговиками, оптимально, по нашему мнению, по состоянию на 31.12.2018 провести инвентаризацию 71 счета и призвать к ответу нерадивых сотрудников, в том числе и руководство, которое зачастую искренне считает кассу организации своим вторым (или первым) кошельком и не стесняется считать находящиеся там деньги своими личными.

Припугнуть директора (или членов его семьи) можно тем, что складывающаяся в последнее время арбитражная практика (Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 по делу № А53-8405/2011, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.12.2015 № Ф02-6431/2015 по делу № А78-7155/2015, Определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450 по делу № А78-7155/2015, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016 по делу № А66-8581/2015) все-таки признает, что выданные в подотчет сотрудникам (чаще всего — руководителям) денежные средства следует признать их доходом в случае их невозврата либо непредоставления оправдательных документов в течение длительного времени.